Nowy konstruktor testów, integracja z indeed.com, lokalizacja polska, wbudowany chatbot wsparcia i karty ewidencji czasu pracy

W tym miesiącu z przyjemnością przedstawiamy naszą nową pulę aktualizacji, z których większość została stworzona na życzenie naszych użytkowników. Lipcowe wydanie okazało się na tyle obszerne, że postanowiliśmy podzielić materiał na 2 części. 

Zapraszamy do zapoznania się z pierwszą częścią aktualizacji, a jeśli widzisz więcej możliwości poprawy funkcjonalności, napisz do nas na sales@smart-it.com. Druga część ukaże się nieco później. 

Pracujemy nad tym, aby platforma SMART HCM & LMS była użyteczna i w jak największym stopniu pokrywała potrzeby działów HR w każdej firmie. 

Tworzenie testów wolumetrycznych stało się łatwiejsze: konstruktor testów L&D został zaktualizowany 

Tworzenie kompleksowych testów stało się łatwiejsze: zaktualizowano konstruktora testów L&D Jednym z głównych osiągnięć lipcowego wydania jest nowy wygląd i funkcjonalność konstruktora testów. Dzięki tej aktualizacji możesz szybko i łatwo tworzyć testy wolumetryczne, nawet jeśli w kolejce jest kilka takich testów. 

Jak to działa? 

Wcześniej podczas konfigurowania testów użytkownik przechodził do innych formularzy SMART HCM & LMS, aby ukończyć kompilację testu. Zgadzamy się: przy dużej ilości pracy może to zająć dużo czasu. Aby ułatwić proces budowania testów i ankiet, stworzyliśmy wygodny konstruktor graficzny. Teraz tworzysz testy w jednym miejscu: wystarczy kliknąć przycisk “Konstruktor” w górnym panelu modułu “Nauka” – a dostaniesz się do nowego wygodnego i zrozumiałego interfejsu.

Po stronie pracownika wygląda to tak:

Integracja z indeed.com 

Teraz możesz w kilka sekund opublikować ofertę pracy na indeed.com. Wszystkie dane o pracy zostaną automatycznie przesłane do platformy wyszukiwania. 

Indeed.com to międzynarodowy system wyszukiwania kandydatów, więc bez względu na rynek, na którym pracujesz, integracja z tą witryną pracy będzie odpowiednia.

Jak to działa?

Ubieganie się o pracę na indeed.com jest łatwe.

W taki sposób:

  • w systemie przejdź do zakładki „Publikacje”; 
  • wybierz z listy niezbędne podanie o pracę utworzone wcześniej; 
  • wybierz zasób wyszukiwania „indeed.com” w odpowiednim polu; 
  • wprowadź daty rozpoczęcia i zakończenia kampanii rekrutacyjnej; 
  • zapisz.

Zgłoszenie zostało wysłane.

Podczas tworzenia opisu stanowiska rekruter ma do dyspozycji edytor HTML, który pozwala ustawić formatowanie tekstu i uatrakcyjnić go kandydatom. 

Dla wygodniejszego zbierania i przetwarzania opinii kandydatów z indeed.com stworzyliśmy stronę docelową z opisem stanowiska i formularzem do przesyłania danych kontaktowych. Kandydat dodaje CV, list motywacyjny, portfolio i inne istotne pliki w dowolnym formacie do formularza zwrotnego. 

Gdy kandydat wypełni formularz, jego profil zostanie utworzony w systemie, zostanie dodana informacja zwrotna na temat odpowiedniego wakatu i wszystkie dodane pliki zostaną zapisane. 

Lejek rekrutacyjny i filtry statusu: nowe narzędzia do zarządzania procesem zatrudnienia 

Strona do przeglądania listy kandydatów zyskała nową strukturę. Oprócz 2 głównych obszarów z ogólnymi informacjami o wakacie i karcie kandydata dodano lejek rekrutacyjny i filtrowanie według statusów opinii kandydata. 

Jak to działa? 

Twój kandydat zostawia informację zwrotną na temat wakatu na jednej z witryn z ofertami pracy. Dzięki niestandardowej integracji aplikacja automatycznie wchodzi do systemu SMART HCM & LMS i natychmiast wyświetla się na stronie przeglądania listy kandydatów ze statusem „Otrzymano”. Możesz to zobaczyć, używając filtra zgodnie z pożądanym statusem. Statusy są nadawane aplikacjom automatycznie po przejściu kandydata przez każdy etap lejka rekrutacyjnego.

Bardzo wygodne: możesz obserwować pełny obraz przebiegu procesu selekcji dzięki wizualizacji lejka w odpowiednim bloku znajdującym się na stronie podglądu listy kandydatów.

Praca z kandydatem stała się jeszcze wygodniejsza 

Strona kandydata uległa zmianie: 

  • zaktualizowano interfejs strony; 
  • rozszerzono listę informacji o kandydacie: wiek, kontakty itp.; 
  • dodano możliwość załączenia kilku plików: CV, list motywacyjny, portfolio i inne. 
  • dodano historię wymiany komentarzy dla każdego kandydata. Teraz rekruter ma dostęp do wyników poprzednich etapów pracy z tym kandydatem i komentuje je od wszystkich członków zespołu rekrutacyjnego. 

Dodatkowo, aby usprawnić komunikację z kandydatami, po pierwsze przemyśliliśmy algorytm procesu tworzenia szablonów listów, a po drugie dodaliśmy możliwość edycji listów podczas wysyłania. 

Do czego służą te aktualizacje – powiemy Ci jeden po drugim.

  1. Możesz tworzyć różne szablony listów w oparciu o nowoczesny edytor drag’n’drop. 

Jak to działa? 

Użytkownik nie musi korzystać z zewnętrznych edytorów HTML, ponieważ niezbędne narzędzia edycyjne są już skonfigurowane w systemie. Zaktualizowany edytor tworzy profesjonalne listy w oparciu o bloki treści i ma możliwość podglądu listu w trybie wyświetlania monitora PC i ekranów urządzeń mobilnych w celu lepszego dostosowania treści. 

  1. Możesz edytować wiadomość e-mail przed wysłaniem.

Jak to działa? 

Zaimplementowaliśmy okno modalne w interfejsie szablonu listu, aby dodać możliwość przeglądania, usuwania i dodawania tekstu lub usuwania elementów listu tuż przed wysłaniem go do kandydata. 

Pracownik wyznacza sobie indywidualne plany rozwoju 

Czy Twój pracownik jest zainteresowany swoim rozwojem zawodowym i chce dzielić odpowiedzialność za ten proces? Proszę. Zaproponuj mu samodzielne zbudowanie własnego indywidualnego planu rozwoju (IPR).

Jaka jest korzyść? 

Na poziomie firmy zmniejsza się obciążenie menedżerów HR i dodatkowa ocena pracownika. 

Na poziomie pracownika – motywacja i rozwój kariery, którą sam zarządza. 

Na poziomie dostawcy rozwiązań HR jest to zapewnienie klientom takiej możliwości. Co i zrobiliśmy. 

Jak to działa?  

Pracownik przechodzi do sekcji „Rozwój” na platformie i klika przycisk „Stwórz plan”.

Podaje nazwę IPR, cel, planowane daty rozpoczęcia i zakończenia IPR, a także opisuje swój plan w polu „Opis”.

W każdym takim IPR pracownik wpisuje zadania, które stawia przed sobą, aby osiągnąć cel.

“W każdym?”. Tak, pracownik może jednocześnie ustawić dla siebie kilka IPR, które mogą mieć różne cele i różne okresy rozwoju. A od wersii lipcowego dotyczy to również IPR, które kierownik ustala dla jednego pracownika.

Rozumiemy, że ważne jest nie tylko zapisanie planowanych dat rozpoczęcia i zakończenia planu rozwoju, ale także przeanalizowanie, w jaki sposób plan przekłada się na rzeczywistość. W tym celu dodaliśmy pole “Rzeczywista data zakończenia” do formatki “Działanie” oraz możliwość końcowego komentarza na temat wyników tej czynności.

Dodano karty ewidencji czasu pracy 

Aktualizacja ta została wdrożona na zlecenie jednego z naszych klientów i była logiczną kontynuacją serii integracji produktu SMART HCM & LMS z systemami ERP do rozliczania nieobecności i wynagrodzeń pracowników.

Jak to działa 

To wydanie reprezentuje pierwszą wersję funkcji, która udostępnia opisane poniżej możliwości. 

Na poziomie firmy: 

  • otrzymywanie dokumentów dotyczących pomiaru czasu z różnych systemów ERP (NAV, SAP, 1C) poprzez integracyjne API. 

Na poziomie pracownika:

  • przeglądanie w dowolnym momencie szczegółowych informacji za każdy okres rozliczeniowy; 
  • analiza danych pod kątem ilości przepracowanych dni i godzin, a także przyczyn nieobecności, które mogą obejmować urlopy, zwolnienia lekarskie, podróże służbowe itp., bez kontaktu ze specjalistami ds. administracji personalnej lub HR. 

Pracownik może przeglądać listę dokumentów ewidencji czasu pracy oraz szczegółowe informacje o każdym z nich w zakładce „Ewidencje czasu pracy” w swoim profilu na platformie. 

Rozszerzenie możliwości w zarządzaniu dokumentami 

Jeszcze w ostatnim wydaniu wprowadziliśmy funkcjonalność tworzenia nowych, a także przeglądania i aktualizacji istniejących dokumentów w systemie. Po analizie doświadczeń klientów kontynuowaliśmy prace nad usprawnieniem zarządzania dokumentami w ramach platformy. 

Dostępne są teraz takie funkcje: 

  • formaty do pobrania: .jpeg; .png, .tiff, .docx; .doc; .dotx; .xlsx; .xltx; .ppt; .pptx; 
  • dołączanie kilku dokumentów do jednego zapisu; 
  • nowy rodzaj dokumentu „CV”, który umożliwia zapisanie CV kandydata lub kontaktu w tym podmiocie; 
  • kierownik HR dołącza jeden załącznik lub więcej do dokumentu z systemu, co pozwala na szybkie otrzymanie kserokopii dokumentów pracownika bez kontaktu ze specjalistami ds. administracji kadrami. 

Chatbot do wsparcia pracowników 

A na koniec zostawiliśmy najcenniejsze. Uważamy, że nie ma potrzeby mówić o tym, jak pracownicy obecnie potrzebują Twojego wsparcia i stałej informacji zwrotnej. Powiemy po prostu o naszym chatbocie, który zapewnia takie wsparcie.

Wcześniej jedną z funkcji SMART HCM & LMS była możliwość komunikacji za pośrednictwem Telegram-bota według opracowanych scenariuszy. Ale użytkownikom brakowało wsparcia ludzi online.

W 21. wersji została dodana funkcja umożliwiająca kontakt z managerem HR firmy poprzez chatbota. 

Teraz to Twoja wewnętrzna linia wsparcia pracowników. 

Jak to działa 

Zintegrowaliśmy SMART HCM & LMS ze Smart Chatbot. Dzięki tej aktualizacji odpowiedzialny manager HR może zapewnić pracownikowi niezbędne wsparcie z interfejsu platformy SMART HCM & LMS. Cała historia komunikacji za pośrednictwem Smart Chatbota jest automatycznie zapisywana na karcie pracownika w SMART HCM & LMS do dalszej analizy. 

Chcesz teraz przetestować aktualizację? Zorganizujemy Ci pokaz na żywo. Zostaw prośbę na sales@smart-it.com.

Posted in: