SMART HCM & LMS | 2021 RELEASE

Команда SMART business продовжує покращувати систему SMART HCM & LMS для зручнішого та ефективнішого використання.

SMART HCM & LMS — рішення для побудови сучасної HR-екосистеми та продуктивного управління людським капіталом, яке поєднує у собі сервіси Dynamics 365 та сучасні інструменти звітності для закриття повного циклу завдань: від пошуку до розвитку талантів. ​

Система автоматизує процеси управління персоналом, допомагає створити сильну команду та надавати кожному співробітнику необхідну увагу та турботу. Вирощуючи та підтримуючи лояльність співробітників, компанія постійно підвищує рівень свого HR-бренду, тим самим підвищуючи ефективність команди та знижуючи ризики втрати персоналу.

Ми прагнемо розвивати платформу, надаючи всі необхідні ресурси для обміну експертизою, підтримки, залучення та супроводу кожного члена команди на будь-якому етапі. А для HR-фахівців пропонуємо набір інструментів та сервісів, які забезпечать прозорий аналіз метрик, ключових показників та результатів.

У 19-му релізі команда розробників звернула увагу на:

  1. оптимізацію роботи HR-менеджера під час роботи з картками нових та наявних співробітників, переведення працівника на нову посаду, а також запуску процедури звільнення;
  2. адаптацію дизайну та інтеграцію в сторінки порталу сторонніх web-додатків, які допоможуть підвищити ефективність системи всередині команди;
  3. поліпшення розділу «Навчання» з метою моніторингу виконання призначених цілей та відстеження результатів призначеними працівниками;
  4. інтеграцію з Outlook: тепер співробітник зможе переглянути пріоритетність призначених завдань та зустрічей та бачити вкладені файли з пошти;
  5. реалізацію індивідуальних планів розвитку співробітника та багато іншого.

Модуль ПОРТАЛ

Адаптація сторінок порталу під єдиний дизайн

Продовжуються роботи з адаптації всіх сторінок порталу під новий дизайн. У цьому релізі був доданий елемент «шапка» на такі сторінки: Бейджі, Сертифікати, Цілі, Цілі команди, Профіль, Оцінка, Оцінка команди, Навчання.

«Шапка» містить коротку інформацію про поточну сторінку, а також коротку статистику.

Перехід на React

Ми продовжуємо використовувати у продукті нові інструменти та технології. Перехід на технологію React дозволяє інтегрувати сторінки порталу в інші web-додатки, наприклад в корпоративний портал, створений на базі SharePoint:

Сторінки з навчання тепер у новому розділі «Навчання»

У новому релізі вся інформація з навчання знаходиться в одному розділі та розділена за вкладками: «Каталог», «Призначені» та «Завершені». Новий дизайн сторінок дозволяє користувачеві самостійно вибирати зручне представлення для відображення інформації: списком або плиткою. А функціонал сортування та фільтрації за типом, навичками чи рейтингом дозволяє вибрати необхідне навчання.

На вкладці «Завершені» користувач може побачити докладну інформацію про пройдене навчання, завантажити сертифікат, отриманий після завершення, або переглянути результати спроб проходження тесту.

Модуль РЕКРУТИНГ

Автоматичний підрахунок віку кандидата

Після заповнення поля «Дата народження» у картці Кандидата, система автоматично розрахує вік. Доробка дозволяє формувати звітність та заощаджувати час спеціаліста на пошуку та підборі персоналу вручну.

Автоматичне заповнення полів вакансії з картки профілю посади

У SMART HCM & LMS під час вибору профілю посади у картці вакансії система автоматично заповнює поля «Опис», «Функціонал» та «Додаткові умови». Це дозволяє суттєво заощадити час спеціаліста з пошуку та підбору персоналу на заповненні полів, які необхідні для формування загального опису вакансії для подальшої публікації.

Поле «Юридичні особи» в заявці

Для компаній, до складу яких входить кілька юридичних осіб, система дозволяє закріплювати заявки на вакансію за відповідним контрагентом на етапі ініціації. Для цього ініціатору достатньо вибрати із списку назву юридичної особи у формі заявки.

Управління відображенням списку міст у заявці на вакансію

HR-менеджер зможе вказати, які міста будуть доступні для вибору в заявці на вакансію. За це відповідає параметр «Відображати на порталі» в об’єкті «Місто».

Модуль АДМІНІСТРУВАННЯ ПЕРСОНАЛУ

Дороблений механізм звільнення співробітника, який обіймає декілька посад у компанії/компаніях

Звільнення є технічно складним процесом із боку системи, оскільки співробітник може бути пов’язаний з різними записами. А коли співробітник обіймає у компанії більше однієї посади, кількість таких записів подвоюється.

Функціонал звільнення був дороблений, і тепер під час запуску процесу (створення об’єкта «Звільнення») система перевіряє кількість активних контрактів у обраного співробітника. Якщо їх більше одного, пропонує HR-менеджеру вибрати організацію та відображає у формі список контрактів та позицій, пов’язаних із обраною організацією.

У процесі передбачені сповіщення для HR-менеджера про дії, що виконуються, з проханням їх підтвердити.

У результаті система «звільняє» співробітника лише з обраних позицій, деактивує та змінює статуси пов’язаних контрактів, звільняє позицію та робить запис із відповідною позначкою у призначенні на позицію.

Всі ці дії система виконує автоматично, що суттєво скорочує час на оновлення записів, пов’язаних зі звільненням, та зберігає цілісність даних у системі.

Для зручності функція звільнення стала доступною на формі контракту. Таким чином, HR-менеджер може відразу вибрати контракт, в рамках якого буде запущена процедура звільнення.

Автоматичне заповнення полів картки співробітника

Під час реєстрації нового співробітника в базі або зміни позиції співробітника система автоматично заповнить поля «Посада», «Департамент», «Профіль посади» та «Адміністративний менеджер» з картки позиції. Це дозволяє заощаджувати час HR-менеджера на заповненні обов’язкових полів щодо співробітника, знижує ризик введення неправильних даних, зберігає їхню цілісність та коректність зв’язків між записами.

Відображення актуальних даних в контракті співробітника у разі переведення

У разі переведення співробітника з однієї позиції на іншу, якщо переведення відбувається в рамках одного і того ж контракту, система автоматично відображає у контракті актуальні дані згідно з новою позицією. Це полегшує роботу HR-менеджера, який виконує процес переведення, зберігає цілісність даних та зв’язки між об’єктами організаційної структури.

Ознака приналежності організації до управлінської структури

Для виділення організацій, що належать до структури, HR-менеджер має встановити значення «Так» для ознаки «Управлінська структура» у картці організації.

Модуль ЗАЯВКИ НА ВІДСУТНІСТЬ

Ведення балансів відпусток

Дороблений механізм розрахунку залишків відпусток та відображення докладної інформації про них на порталі. Тепер кожна компанія може у SMART HCM & LMS сформувати свій довідник груп відсутності згідно з внутрішніми вимогами, наприклад «Щорічна відпустка», «Соціальна відпустка» тощо.

Також у системі передбачено ведення балансів відпусток за звітний період, які враховуються під час остаточного розрахунку залишків днів відпустки, та відображення цієї інформації на порталі.

У свою чергу, співробітник може подивитися баланс на сторінці «Відсутності», навівши курсор на доступну групу.

Дані щодо балансу автоматично оновлюються у системі після підтвердження заявки. Це дозволяє співробітнику завжди бачити актуальну інформацію про баланси на порталі.

API для передачі даних балансу за відсутностями

Для компаній, які ведуть облік відпусток у зовнішніх системах (NAV, 1C, SAP), дороблений API щодо отримання даних про баланс відсутностей співробітників, а також додаткових сутностей: «Група відсутностей» та «Код причини».

У системі реалізована можливість автоматично отримувати з облікових систем дані про баланси відсутностей за графіком, що дозволяє співробітнику завжди бачити актуальну інформацію про баланси на порталі.

Також реалізована передача затверджених заявок на відсутність зі SMART HCM & LMS до облікової системи для їхнього оперативного обліку та оновлення балансу.

Модуль ГРЕЙДИ ТА ПІЛЬГИ

Управління грейдами та пільгами співробітників

Модуль «Адміністрування співробітників» доповнився новим функціоналом, який дозволяє керувати грейдами та призначати пільги співробітникам відповідно до позицій, які вони займають.

Під час формування довідника грейдів адміністратор вказує список доступних пільг.

І закріплює грейди за профілями посади:

Після прийому чи переведення співробітника на позицію HR-менеджер може призначити пільги за допомогою кнопки «Призначити пільги».

У наступних релізах співробітник зможе побачити список доступних йому пільг на порталі та ініціювати заявку на їхнє надання.

Модуль ЦІЛІ

Перегляд даних завершених цілей

Для перегляду даних раніше завершених цілей співробітнику достатньо вибрати параметр «Показати неактивні» у списку вибору цілей.

Виведення попередження про незбережені дані на сторінці за цілями

У разі випадкового переходу зі сторінки цілей система попередить користувача про незбережені дані, що дозволить знизити ризик втрати даних і часу на їхнє повторне введення.

Параметри формування та оцінки цілей

Для кожної процедури HR-менеджер може встановити параметри формування та оцінки цілей, а саме:

  • «Показувати Історію змін з HCM» — параметр відповідає за відображення історії змін на сторінці цілі. Якщо параметр дорівнює «Так», користувач порталу, зайшовши на сторінку цілі, може відстежити історію її змін. Це дозволить відновити інформацію у разі спірних ситуацій.

У SMART HCM & LMS інформація про зміну зберігається в об’єкті «Історія змін Призначеної цілі», що дозволяє адміністратору стежити за змінами та формувати звітність.

  • «Показувати Список Стратегічних цілей» — якщо HR-менеджер вказав «Так», співробітнику на сторінці цілі на порталі буде доступна інформація про стратегічну ціль:

  • «Додаткова оцінка результату» – параметр визначає роль співробітника, який матиме повноваження оцінювати цілі.
  • «Ролі осіб, які затверджують результат» – дозволяє встановити ролі співробітників, яким буде доступний функціонал для затвердження чи відхилення цілей на порталі.

Дороблений метод розрахунку результатів цілей

Дороблена механіка розрахунку значень полів «Відсоток завершення» та «Зважений результат» для цілей. Під час розрахунку враховується прив’язка цілі до відповідного списку цілей. Також результати автоматично перераховуються у разі зміни будь-якого параметра, який бере участь у розрахунках.

Створення шаблонів цілей на основі призначених цілей

Був оптимізований процес створення та закріплення шаблонів цілей для цілей, створених з порталу. HR-менеджеру достатньо зробити вибір в списку активних призначених цілей запису та натиснути кнопку «Створити шаблон цілі».

Під час сворення шаблонів система також перевіряє наявність пов’язаного запису «Ціль» і, за його відустності, створює новий запис, встановивши зв’язок із шаблоном.

Відображення списку шкал, які відносяться лише до цілей

Користувач, вибираючи в SMART HCM & LMS шкалу на формах «Ціль», «Шаблон цілі» та «Призначені цілі», бачить список тільки тих шкал, у яких тип дорівнює «Ціль». Це дозволяє виключити ситуацію вибору шкали, не пов’язаної з цілями, із загального довідника.

Підвищення рівня відмовостійкості під час розподілу цілей

HR-менеджер може не хвилюватися за результати формування та розподілу цілей. Механізм дороблений таким чином, щоб під час створення записів не зупиняти процес створення через виявлені помилки та завершити процес, створивши записи, які містять коректні дані в системі.

Затвердження/відхилення керівником результатів оцінки цілей підлеглого

На етапі «Оцінка» керівник, який має права оцінки цілей, може затвердити або відхилити результати, натиснувши відповідну кнопку. Після натискання оцінювач може залишити свій коментар, який видно співробітнику.

У SMART HCM & LMS статус та коментар до погодження зберігаються в об’єкті «Approval Response».

Завершення оцінки цілей

Для підтвердження і завершення процедури оцінки своїх цілей або цілей своєї команди, співробітник або керівник, який оцінюється, вводить результати оцінок і натискає кнопку «Завершити оцінку».

Кнопка доступна на етапі «Оцінка» і у випадку, якщо всі цілі були оцінені.

Модуль ОЦІНКА ПЕРСОНАЛУ

Створення додаткових оціночних форм у процедурі оцінки

Дороблена механіка створення запитів на оцінку для типів «Навички/компетенції», «Опитування» та «KPI». У разі повторного натискання на кнопку «Розподілити» створені запити на оцінку не створюються повторно, а доповнюються новими.

Це унеможливлює ризик втрати результатів оцінки у разі випадкового запуску процедури розподілу, а також дозволяє створити нові запити у разі зміни параметрів розподілу або додавання нових учасників процедури.

Визначення адміністративного менеджера за позицією та відображення інформації у запитах на оцінку

Під час натискання на кнопку «Розподілити» система визначає співробітника, який оцінюватиме, відповідно до організаційної структури, а саме:

  • для типу «Адміністративний» – співробітник, який займає позицію керівника підрозділу, за яким закріплений працівник, якого оцінюють;
  • для типу «Адміністративний +1» — співробітник, який займає позицію керівника головного підрозділу, до якого належить працівник, який оцінюється.

Інформація про респондента та позицію, яку він займає, відображається в запиті на оцінку.
А у разі зміни співробітника на позиції система автоматично оновлює список респондентів у пов’язаних запитах на оцінку. Це дозволяє заощаджувати час у разі частих переміщень чи звільнень персоналу.

Також у разі зміни респондента автоматично змінюється назва запиту, яка складається з імен співробітника, який оцінюється, і респондента. Якщо тип запиту KPI, то автоматично змінюються і назви Оцінок KPI, що дозволяє зберігати логіку назв між пов’язаними об’єктами в системі, і користувачеві буде легше в них орієнтуватися.

Важливо відзначити, що система створить запит на оцінку навіть у разі відсутності співробітника на позиції респондента, залишивши це поле порожнім. Воно автоматично заповниться, як тільки співробітник буде призначений на відповідну позицію.

Модуль ДИСТАНЦІЙНЕ НАВЧАННЯ ТА РОЗВИТОК ПЕРСОНАЛУ

Покращена навігація програвача матеріалу

Область навігації програвача матеріалу набула сучасного вигляду, як і загальний дизайн порталу.

Індивідуальні плани розвитку

Продовжуються роботи щодо реалізації функціоналу «Індивідуальні плани розвитку». У поточному релізі реалізована HCM-частина функціоналу та розпочаті роботи з розробки сторінок порталу.

Цей функціонал доповнить один із важливих модулів системи «Навчання та розвиток» та надасть компаніям можливість повноцінно вибудовувати та автоматизувати процеси, пов’язані з навчанням та розвитком персоналу.

Завантаження сертифікату у форматі PDF

Система дозволяє зберігати файли сертифікатів у форматі PDF.

Модуль ІНТЕГРАЦІЯ ІЗ ЗОВНІШНІМИ СИСТЕМАМИ

Універсальний API

Розроблений універсальний API, який дозволяє обмінюватися з обліковими системами (SAP, NAV, 1C) даними, пов’язаними з:

  • організаційною структурою компанії (Організації, Підрозділи, Посади, Рівні посад, Профілі посад);
  • штатним розкладом компанії (Позиції, Призначення на позиції);
  • персональними даними співробітника (Фізичні особи, Контракти співробітників);
  • зарплатними документами;
  • балансом відсутності співробітників (Групи відсутностей, Коди відсутностей, Баланс відсутностей на дату);
  • результатами виконання цілей.

Це дозволяє інтегруватися з корпоративними системами, створюючи єдину платформу з обліку та адміністрування даних співробітників, а також підтримувати їхню актуальність.

Передача персональних даних співробітника в Azure Active Directory

У поточному релізі в системі передбачена передача персональних даних співробітників, заведених в Azure Active Directory. Для передачі даних в Azure Active Directory адміністратору достатньо натиснути кнопку «Синхр. до Azure AD» у картці співробітника.

Модуль ІНТЕГРАЦІЯ З OUTLOOK

Передавання пріоритетності в Outlook з HCM

Під час створення зустрічі або завдання в HCM HR-менеджер може вказати її пріоритет, що дозволить кінцевому користувачеві бачити цю інформацію в Outlook.

Відображення вкладених файлів в Outlook

HR-менеджер може додати повідомлення, зустріч або вкладений файл у створене в HCM завдання, які будуть доступні в Outlook одержувача.

Замовте демонстрацію SMART HCM & LMS за посиланням вже зараз!

Posted in: