Оцінка персоналу як інструмент для підвищення продуктивності

Продуктивність працівників формує успіх компанії. Важливим фактором, що впливає на результат, є чітке розуміння, куди та з якою швидкістю треба рухатись. І постановка цілей слугує надійним регулятором на цьому шляху. Пліч-о-пліч з постановкою цілей йде процес оцінки. Тут важливо розуміти, що оцінка – це не тільки про фінальний результат, а й про безперервний процес збору інформації щодо продуктивності людей у вашій компанії. Бо якщо ваші працівники не розвиваються, то про яку довгострокову продуктивність може йтися? Тож постійний процес оцінки персоналу є ключовим і здатен підвищити ефективність вашого бізнесу.

Безперервна оцінка дозволяє вчасно виправити помилки. Звісно, є одна умова: вона має бути системною та об’єктивною. Як цього досягти? — говоримо у статті.

Що таке оцінка персоналу?

Це процес моніторингу компетенцій, ефективності та професійного росту працівників. Оцінка проводиться з метою розвитку навичок співробітників, пошуку шляхів їхнього вдосконалення та підвищення рівня залученості — шляхом виявлення слабких місць та їхнього усунення. Періодичність процедури визначається кожною компанією окремо з огляду на специфіку бізнесу.

Ефективність процедури оцінювання залежить від деяких факторів:

  • HR-стратегії та фокусу компанії;
  • методик, які використовуються;
  • наявності сучасних рішень, що здатні систематизувати процедуру оцінювання;
  • рівня організованості та вмотивованості як самих працівників, так і відповідальних за процедуру оцінки HR-спеціалістів.

Бізнес цілі та переваги оцінки

Навіщо бізнесу проводити оцінку персоналу? Ось декілька головних цілей процедури:

 

Зрозуміти, чи відповідає працівник своїй посаді
Оцінка допомагає визначити, чи відповідає рівень спеціаліста витратам на його утримання і чи доцільно компанії витрачати ресурси на подальший його розвиток.

Виявити потенціал працівника
Оцінювання слугує зручним інструментом для пошуку працівників, що зможуть обійняти керівні посади в майбутньому. В цьому, власне, і полягає сенс планування наступності, коли замість того, щоб шукати людей зовні, компанія займається підготовкою та розвитком штатних фахівців, що зможуть взяти на себе відповідальність за нову посаду вищого рівня.

Визначити особисті якості працівника
За допомогою оцінки HR-спеціаліст може легко виявити, чи є працівник командним гравцем, або ж він краще проявить себе як індивідуальність.

 

Оцінка також забезпечує переваги як для бізнесу, так і для кожного окремого співробітника.

 

Для бізнесу:

  • Можливість створення індивідуальної програми навчання та розвитку персоналу за результатами оцінки
  • Пошуки шляхів мотивації та залучення персоналу
  • Перегляд пріоритетів та стратегічних HR-цілей
  • Виявлення напрямків для організаційного розвитку та зміцнення корпоративної культури

Для співробітника:

  • Визначення своїх сильних та слабких сторін
  • Чітке розуміння завдань та критеріїв успішності їхнього виконання
  • Отримання конструктивного фідбеку від керівництва та колег
  • Можливість показати свої додаткові навички та вміння
  • Розуміння свого подальшого професійного та кар’єрного зростання

Принципи оцінки

Процес оцінки персоналу буде ефективним, якщо він відповідатиме таким пунктам:

Коли доцільно проводити оцінку персоналу?

Важливо розуміти, що оцінювання співробітників – це не разове явище, а систематична процедура, що проводиться на різних етапах роботи працівника в компанії, а саме:

Під час підбору кандидата на позицію

Оцінка проводиться, щоб порівняти навички та відповідність кожного з кандитатів до вакансії.

У період випробувального терміну

Щоб зрозуміти, чи відповідає наймана людина очікуванням, та оцінити швидкість та якість адаптації.

Під час виконання професійних обов’язків

Щоб відстежити професійний та кар’єрний розвиток — на цьому етапі можливий перегляд заробітної плати та інших заохочень працівника.

У процесі навчання

Для перевірки вивченого матеріалу та пошуку зон подальшого вдосконалення.

У разі переходу в інший структурний підрозділ

Задля визначення відповідності новим функціональним обов’язкам.

Щоб сформувати кадровий резерв

За допомогою оцінки можна виявити особисті якості спеціалістів.

В момент звільнення

У разі звільнення співробітника HR-менеджеру доцільно провести його оцінку щодо некомпетентності.

Performance Review як єдиний підхід оцінювання

Для того, щоб бачити картину продуктивності співробітників на 360 градусів, давати конструктивний фідбек та допомагати з постановкою цілей, впроваджується комплексне системне оцінювання співробітників — Performance Review.

Чому Performance Review?

Це найпростіший і найефективніший спосіб, що, завдяки безперервному зворотному зв’язку, дозволяє виявити потреби співробітників, знайти їхні слабкі й сильні сторони та розвивати компетенції. Перфоманс рев’ю дає можливість оцінювати навички співробітника у межах індивідуальних та групових проєктів.

Крім того, стратегічно такий підхід допомагає у формуванні позитивного HR-бренду роботодавця.

Методи оцінки, що входять у Performance Review

Коли ми говоримо про комплексну процедуру Performance Review, то фундаментальними в ній є такі методи:

 

Анкетування
Мабуть, найвідоміший метод оцінки персоналу. Суть така: людина відповідає на заздалегідь підготовлені питання в письмовій чи усній формі, а ви, вже маючи ну руках повну картину відповідей, робите висновки. Анкетування проводиться, аби краще зрозуміти кожного з працівників, оцінити його особисті якості, емоційні особливості та рівень поточної мотивації. Метод може бути складовою інших метрик оцінювання. Як приклад, анкетування застосовується в оцінці 360, щоб зібрати відгуки колег та клієнтів.

KPI
Основний метод оцінки результативності працівників, що використовується багатьма компаніями. Власне KPI (ключові показники ефективності) — це встановлені керівництвом вимірювані цілі, за виконанням яких відбувається оцінка ефективності працівника, департаменту чи компанії в цілому.

Метод також передбачає встановлення вагомості конкретної цілі, наприклад якщо перед менеджером стоїть два завдання – продати продукції на 100 тис. та знайти 10 нових клієнтів – то вагомість першого може бути 70%, а другого – відповідно 30%.

Після закінчення встановленого періоду відбувається загальна оцінка, яка враховує рівень виконання всіх поставлених цілей і формує показник ефективності. Перевагою методу є його прозорість та можливість скорегувати процеси на певній ділянці, якщо результати відстають від планових.

 

 

OKR

Метод OKR (Objectives and Key Results) був розроблений корпорацією Intel, а згодом, довівши свою ефективність, став застосовуватись як іншими корпораціями, так і невеликими стартапами.

Сенс методу такий: компанія формує декілька складних ключових цілей на певний проміжок часу (квартал чи рік), які призначаються як для всієї компанії (відділу), так і для конкретного працівника. Для кожної цілі формується ряд вимірюваних метрик, за якими оцінюватиметься ступінь досягнення мети. Щоб запобігти вигоранню, рекомендовано ставити не більше ніж 5 цілей на запланований період і не більше ніж 4 метрики для кожної з них.

Ключова особливість методу в тому, що поставлені цілі принципово недосяжні. Тобто якщо вони виконані на 100%, то вважаються недостатньо амбіційними, і в плануванні наступного періоду це варто врахувати. Оптимальним результатом буде досягнення кожної цілі на 65-70%. Важливим також є те, що OKR не впливає на розмір бонусів та інших заохочень, і передбачається, що працівники без відчуття страху будуть слідувати амбітним цілям.

 

 

Оцінка 360

Метод 360 градусів, або, як його ще називають, кругова оцінка — це багатомірний спосіб оцінити працівника за допомогою відгуків колег, підлеглих, керівництва та самооцінки самого співробітника. Це дозволяє зібрати комплексні дані щодо конкретної людини та усунути фактор суб’єктивності, як це може бути за наявності зворотного зв’язку лише від однієї людини.

Інколи, якщо цього вимагає конкретна посада, до фідбеку щодо внутрішніх працівників додається оцінка клієнтів та підрядників. Основна мета такої оцінки — визначити, наскільки відповідає людина своїй посаді.

Існують також різні варіації цього методу, наприклад: оцінка 90 (на основі відгуків лише керівника), 180 (до оцінки керівника додається самооцінка працівника) та оцінка 270 (керівник, самооцінка та фідбек підлеглих).

Зустрічі 1:1
Це стратегія безперервного зворотного зв’язку, що забезпечує прозорість та дає розуміння процесів як для працівника, так і для керівника чи HR-менеджера. Загалом більш як 70% менеджерів у всьому світі вважають, що такі зустрічі є кращим інструментом для взаємодії з членами команди. Не менш важливими їх бачать і самі працівники, особливо ті, що тільки долучилися до команди. Згідно з опитуванням компанії Qualee, 72% нових працівників вважають особисті зустрічі найкориснішим аспектом онбордингу.

Тут важливо розуміти, що 1:1 зустрічі проводяться не для перевірки виконання поточних завдань, а щоб поспілкуватися з кожним окремим працівником. Дізнатися його питання, проблеми та амбіції.

Як налаштувати процес оцінки в компанії?

Щоб краще організувати процедуру моніторингу компетенцій, ефективності та загального стану працівників, радимо дотримуватись цих рекомендацій:

Почніть з планування

Що ви бажаєте отримати після завершення процедури оцінювання? Подбайте, щоб вже на етапі планування у вас була цільна картина тих речей, про які ви плануєте дізнатися. Заздалегідь складіть контрольний список. Крім того, радимо поспілкуватися з працівниками. Можливо, саме вони підкажуть вам, які процеси та процедури в компанії варто взяти до уваги під час складання плану.

Чітко визначте цілі

«Навіщо це робити?» — головне питання, яке варто собі поставити перед кожною процедурою оцінки персоналу. Чітке розуміння цілей процесу допоможе вам краще сформувати запити та критерії. Важливо також донести своє бачення до працівників, бо якщо вони не вбачатимуть в цьому користі, то процес оцінки стане для них другорядним та неважливим завданням.

Забезпечте прозорість оцінки

Бути чесними та прозорими зі своїми працівниками є важливою частиною процесу оцінювання. По-перше, про заплановану оцінку варто повідомити заздалегідь і дати зрозуміти, на які результати ви очікуєте. По-друге, кожен працівник повинен мати доступ до результатів оцінки — це допоможе зробити йому власні висновки та зрозуміти шляхи свого покращення.

Будьте постійними та послідовними

Щоб ваш процес оцінки був успішним, забезпечте його системність. Чи то щоквартально, чи щорічно – але важливо проводити моніторинг компетенцій, ефективності та стану своїх працівників регулярно. Такий підхід забезпечить вам завжди актуальну інформацію, а вашим працівникам – розуміння, що компанія дбає про них та зацікавлена в їхньому професійному зростанні.

Зосередьтесь на оптимізації

Оцінка ≠ перевірка. Метою будь-якої розумної оцінки є оптимізація та збільшення ефективності. Це мають розуміти й ваші працівники. Виявивши якісь недоліки в роботі співробітника, ви повинні знайти шляхи покращення. Важливо, щоб це була двостороння комунікація, адже часто причина криється не в самому працівнику, а в процесах чи інших факторах. Це сприятиме не тільки зростанню співробітників, а й підвищить довіру до організації.

Як забезпечити системність процесу оцінки

Розумні системи значно спрощують та оптимізують процес оцінки персоналу. Пропонуємо подивитись на автоматизований процес оцінювання крізь призму HR-системи SMART HCM & LMS:

Крім того, що система містить вже готові шаблони для описаних вище методик KPI, оцінки 360, тестування, опитування та інших інструментів моніторингу компетенцій та навичок, вона також забезпечує бізнес такими можливостями:

  • аналіз цілей в стратегічному розрізі та внесення коректив у стратегію компанії;
  • створення власної бібліотеки показників ефективності;
  • формування шаблонів для розподілення, що дозволяють підтримувати структуру цілей всієї компанії в актуальному стані;
  • налаштування процедури оцінки та внесення результатів виконання цілей.

Рішення також включає аналітику на базі Power BI, що забезпечує відстеження прогресу виконаних цілей у зручних звітах з можливістю їхньої кастомізації.

Не менш важливу роль відіграють LMS-системи, що дозволяють призначити індивідуальні плани навчання за результатами оцінки. Тобто, виявивши зони росту конкретного працівника, ви будуєте план його подальшого розвитку. В SMART HCM & LMS все це відбувається на єдиній платформі.

Крім того, SMART HCM & LMS дає можливість працівнику побудувати свій план розвитку самостійно. Це підвищить рівень залученості співробітника та дозволить йому самостійно керувати своїм кар’єрним розвитком, а також зменшить навантаження на HR-менеджерів. Останні своєю чергою зможуть приділити більше уваги стратегічним питанням.

Загалом наявність HR-системи допомагає вам не просто налаштувати постійну оцінку працівників та створити умови для їхнього розвитку, а й дозволяє подивитись на цей процес під іншим, стратегічним кутом.

Якщо вас зацікавило рішення SMART HCM & LMS чи потрібна будь-яка консультація з приводу розумних HR-інструментів для вашого бізнесу, напишіть нам: sales@smart-it.com

Хай щастить!

 

Posted in: