Open space чи digital workplace? Як віртуальне робоче місце прийшло на заміну офісному

Коли йдеться про майбутнє на робочих місцях, тема digital workplace завжди знаходиться в центрі уваги. Що включає це поняття, чому 75% компаній у всьому світі активно збільшують інвестиції у розвиток цифрового робочого місця і які технологічні рішення здатні покращити ваші бізнес-процеси в умовах гібридної роботи − розповідаємо у цьому матеріалі.

Що таке digital workplace?

Це віртуальна форма традиційного офісного середовища, що включає технології для ефективної роботи та взаємодії співробітників. Впровадження компонентів цифрового робочого місця дозволяє компаніям пришвидшити робочий процес та зробити його більш гнучким. Особливо коли йдеться про формат гібридної роботи.

Термін digital workplace був введений у 2009 році генеральним директором Digital Workplace Group Полом Міллером. Він використав це поняття, щоб описати екосистему технологій робочого місця, що почала стрімко розширюватися.

Еволюція digital workplace

Процес диджиталізації робочого місця, на всьому його шляху, стимулювався змінами в 3-х основних напрямках: технології, дані та люди.

Технології

Протягом останніх десятиліть нові технології розвивалися надшвидкими темпами, створюючи практично безмежні можливості для робочих процесів. Поява інтернету з суміжними йому інструментами, а пізніше й вимушений перехід до дистанційної роботи, докорінно змінили уявлення про роботу. З’ясувалося, що офіс − це лише фізичний простір. Все решта можна перенести в онлайн.

Дані

Кількість даних, що стали доступні нам внаслідок використання людством нових технологій – від мобільних телефонів до алгоритмів штучного інтелекту – змінила робочий підхід. Робоче місце сьогодні потребує нових та швидких способів для аналізу та використання цієї інформації.

Люди

Цифрове робоче місце також стимулюється мінливими потребами та новими цінностями молодої та перспективної робочої сили. У той час як бебі-бумери розділили роботу та домашнє життя, пізніші покоління прагнуть більшої гнучкості в робочих процесах, що призводить до впровадження гібридних моделей праці.

Крім того, стимулом для переходу до дистанційної роботи та пришвидшеного розвитку digital workplace стали зовнішні фактори, як-от пандемія та тренд у напрямі фриланс, що дав можливість наймати людей у всьому світі.

Елементи digital workplace

Стратегія цифрового робочого місця передбачає використання технологій та інструментів, що створюють зручні умови для взаємодії співробітників де б вони не були та сприяють досягненню бізнес-цілей. Серед таких:

  • Комунікаційні інструменти
  • Системи керування та зберігання корпоративних знань
  • Платформи для співпраці та соціальної взаємодії співробітників
  • Хмарні сервіси для спільного використання та зберігання документів
  • Архіви документації
  • Мобільний доступ

Цифрова трансформація повинна відбуватися залежно від вимог окремої організації та фокусуватися на загальному досвіді співробітників. Рішення цифрового робочого місця повинні спростити комунікацію та співпрацю, забезпечивши співробітникам централізований доступ до даних та інструментів виконання бізнес-функцій, незалежно від місця, локації, пристрою чи часу.

Переваги digital workplace

  1. Покращення співпраці та комунікації

Програми цифрового робочого місця полегшують як горизонтальну комунікацію між співробітниками, так і вертикальну з керівництвом. Це сприяє виникненню ідей, які інакше не були б почуті. Диджитальні інструменти взаємодії також дозволяють отримати швидкий фідбек, що позитивно впливає на темпи виконання завдань.

  1. Підвищення продуктивності

Наявність структурованої корпоративної інформації в хмарі дозволяє співробітникам швидко отримати доступ до необхідних даних, файлів та інструкцій, заощаджуючи час для виконання інших робочих обов’язків. А зрозумілі інструменти для простих ІТ-запитів, на кшталт скидання пароля чи отримання прав доступу, звільняють технічний відділ для більш продуктивних завдань.

  1. Лояльність співробітників

Співробітники з більш гнучким робочим середовищем = лояльні співробітники. Наявність цифрових інструментів та можливість виконувати роботу з будь-якого місця сприяє також й залученню молодих талантів.

  1. Зменшення витрат

Цифрові робочі місця, пов’язані з віддаленою роботою, зміщують вектор витрат в бік технологій та SaaS-передплат. Це дозволить зменшити витрати на розширення офісних приміщень та суміжні офлайн-інструменти в разі збільшення штату.

  1. Побудова корпоративної культури

Завдяки інструментам корпоративної соціальної мережі в концепті digital workplace, зв’язок між працівниками, незалежно від посади, стає міцнішим. Відчуття причетності кожного в компанії зменшує плинність кадрів, а задоволені співробітники стають амбасадорами вашого HR-бренду.

Корпоративний портал як основа digital workplace

Як ви вже зрозуміли, віртуальне робоче місце − це сукупність усіх цифрових інструментів вашої компанії. Стратегія digital workplace полягає в поступовому їхньому розширенні та систематизації. Сьогодні існують digital workplace рішення, що здатні об’єднати більшість інструментів віртуального робочого місця в єдину платформу та забезпечити їхнє подальше масштабування. Яскравим прикладом такого рішення є корпоративний портал. На прикладі SmartPoint Intranet пропонуємо детально познайомитися з можливостями віртуального середовища:

  1. Кожен співробітник має персональний кабінет, в якому:
  • інформація про виплати та кількість днів відпустки
  • доступ до корпоративної бази знань
  • корпоративний та особистий календар

  1. Персональні сервіси співробітника з доступом до:
  • Операційних завдань
  • Статусів заявок, що ним оформлені
  • Статусів завдань, що призначені на нього

Наявні інструменти дозволяють самостійно оформити day-off, запит в канцелярію та заявку на отримання доступу чи зміну пароля.

  1. Структура компанії та пошук контактів
  • доступ до організаційної структури
  • довідник співробітників
  • мапи офісів

  1. Інструменти корпоративної взаємодії, серед яких:
  • корпоративна стрічка новин
  • календар подій
  • фото- та відеогалерея

  1. Спільна робота в межах команд
  • сумісна робота над файлами
  • можливість відстежити історію змін документів та надати безпечний доступ до них колегам з іншого департаменту
  • використання різних шаблонів структури сайту під потреби команди
  1. Додаткові можливості

Якщо говорити про інтеграції між сервісами та загальну екосистему в межах digital workplace, то SmartPoint Intranet може бути вбудований в Microsoft Teams. Це дозволяє створити цифровий та комунікаційний простір у єдиному вікні.

Крім того, рішення доповнюється чатботом, в якому можна перевіряти свої поточні таски та моніторити актуальні новини за обраними категоріями. Чатбот доступний у Teams та Telegram.

Більше про рішення

Як digital workplace покращує досвід співробітників?

Стратегія цифрового робочого місця допомагає організаціям будувати глибші стосунки в межах компанії та зміцнювати корпоративну культуру. Гнучкість роботи, що забезпечується технологічними інструментами, конвертується в продуктивність та лояльність співробітників.

Як показує практика, інструменти співпраці та комунікації у цифровому середовищі покращують відносини всередині окремих команд та в ієрархії “співробітники – керівництво”. Знаючи, що їх почують, люди з більшим ентузіазмом діляться новими ідеями. А можливість завжди бути в курсі корпоративного життя компанії сприяє залученості співробітників та зміцненню корпоративної культури.

Залишити запит на демо

Posted in: