Що зможе ваш HR, якщо 50% рутини автоматизує корпоративний портал?

Задачі НR-менеджера – різноманітні. Від підбору та онбордингу до забезпечення wellbeing та побудови стратегії розвитку талантів в компанії. На заміну HR-менеджменту прийшло поняття Peopleменеджмент управління людським капіталом. Відповідно, роль HR розширюється.

Однак крім стратегічного значення існує пул задач, які утворюють рутину, такі як ведення обліку робочих годин, що з’їдає левову долю часу HR-спеціалістів. Якщо більшість часу HR-менеджер витрачає на ручну та рутину роботу, то яка його роль в управлінні талантами?

Додатковими викликами для HR є релокейт та віддалена робота, тобто розширення географії робочих міст співробітників у всьому світі.

Digital workplace – це вже не нове поняття. Воно стало популярним ще з появи COVID-19, коли майже всім довелося працювати з дому. І, хоча сьогодні європейський ринок вже турбується про те, як повернути людей в офіси, актуальність цифрового робочого місця зберігається. Адже Digital workplace суттєво змінює роль HR-функції, підвищуючи її ефективність.

Загалом концепція цифрового робочого місця передбачає не тільки можливість продовжувати роботу поза стінами офісу, а й здатність робочого середовища адаптуватися під завдання та потреби співробітника, а отже знімати навантаження з HR-команди.

Одним із видів Digital workplace є корпоративний портал, тобто єдине цифрове робоче місце для всіх співробітників компанії.

Корпоративний портал SmartPoint Intranet для оптимізації роботи HR

SmartPoint Intranet – це віртуальне середовище для спільної роботи співробітників, розроблене з використанням технологій Microsoft. Тобто за безпеку збереження даних на порталі можна не хвилюватися – рішення відповідає міжнародним стандартам. В його основі закладено Microsoft SharePoint, Microsoft Teams та Microsoft Azure.

В єдиному просторі відбуваються всі робочі процеси. Керівник будь-якого департаменту може зайти на портал та прослідкувати динаміку виконання завдань своїх підлеглих, переглянути файли з напрацюваннями та внести свої зауваження в реальному часі, поділитися інструкціями для кількох проєктів одночасно, керувати доступами до документів чи робочих груп навіть з телефону.

Звичайно, у різних сферах бізнесу свої потреби, але те, що багатьох об’єднує – потреба у швидкому доступі до робочих документів, можливість контролювати завдання та керувати продуктивністю своїх команд.

Для HR-фахівців є хороша новина: деякі внутрішньокомунікаційні процеси, на які вони витрачають багато часу, можуть проходити зовсім без їхнього залучення.

Наприклад, такі інструменти корпоративного порталу SmartPoint Intranet як Персональний кабінет та Персональні сервіси дозволяють співробітникам самостійно:

  • швидко знаходити контакти колег та необхідну інформацію в Базі знань,
  • знайомитися з корпоративною культурою на етапі адаптації,
  • мати доступ до розрахункових листів заробітної плати та відомостей про відпустку,
  • оформлювати заявки на відсутність,
  • створювати запити в каталозі корпоративних послуг, в тому числі на отримання доступу до певних сервісів.

Це значно полегшує життя HR-менеджерів, чи не так?

Завдяки чому мінімізована участь HR?

В організаційних питаннях та комунікації

Персональний кабінет співробітника на корпоративному порталі містить набір сервісів та можливостей для швидкого пошуку інформації, що стосується конкретного співробітника. Це інформація про виплати, кількість днів відпустки, а також інша робоча інформація, збережена в Базі знань.

 

 

В розділі «База знань» ви можете збирати посилання на всі матеріали, документи та інструкції, які потрібні співробітнику в роботі. І от, він більше не йде до HR-фахівця, щоб отримати відповіді на свої питання, адже знає, де їх шукати.

 

 

Базу знань можна також використовувати як інструмент для адаптації нових співробітників – додайте матеріали в рамках програми онбордингу для самостійного ознайомлення.

 

 

Актуально для великих компаній: ваші співробітники фізично не можуть запам’ятати, до якого департаменту відноситься кожен їхній колега, а тим паче кому він підпорядковується. Для цього існує розділ «Організаційна структура», який розв’язує таку проблему.

 

 

Організаційна структура вирішує й інше важливе питання – внутрішньої комунікації. Кожен може зв’язатися з колегою поштою, а також побачити їхню доступність завдяки кольоровим індикаторам карток, синхронізованим зі статусами в Microsoft Teams.

 

 

В організації робочого місця співробітників

Цифрове робоче місце співробітника повинно містити дані про його продуктивність. Одним із завдань будь-якого HR-рішення є підвищення  результативності співробітників. Для цього SmartPoint Intranet персоналізує досвід співробітника у користуванні своїм робочим місцем.

Співробітнику доступні:

  • всі його операційні завдання;
  • статуси заявок, що їм оформлені;
  • статуси завдань, що на нього призначені.

Співробітник може самостійно:

  • оформити заявку на відгул;
  • зробити запит до канцелярії чи в каталозі корпоративних послуг;
  • запросити доступ до будь-яких ресурсів компанії;
  • залишити відгук про компанію та роботу колег.

 

 

Співробітник працює у команді:

  • веде оперативну спільну роботу над файлами;
  • відстежує історію зміни документів колегами з інших департаментів;
  • надає доступ колегам з інших департаментів.

Персональні робочі області окремих департаментів – це постійний доступ до всіх документів, шаблонів та інструкцій департаменту.

В залученні співробітників до корпоративного життя

Робота над зміцненням HR-бренду – це стратегічна ціль. І якщо HR-менеджери не зайняті рутинними організаційними питаннями, вони мають час, щоб ефективно працювати в цьому напрямку. Тим більше коли корпоративний портал дає інструменти для залучення співробітників у корпоративне життя компанії.

На чому будується корпоративна культура? Так, це поєднання декількох факторів. Для роботи з HR-брендом нам необхідні:

  • робоче середовище для досягнення спільних цілей компанії;
  • постійна взаємодія з командою, клієнтами, партнерами та спільнотою;
  • залученість співробітників.

Все це дає корпоративний портал. Завдяки чому?

  • корпоративна стрічка для своєчасного інформування про новини компанії;
  • календар подій для участі у корпоративних заходах;
  • електронна корпоративна База знань для формування єдиного представлення про компанію;
  • медіатека: фото- та відеогалерея для збереження корпоративних спогадів;
  • елементи соціальних мереж для створення ефективної комунікації, що відповідає повсякденному досвіду співробітників.
  • роботизація, що знімає навантаження та покращує досвід співробітників.

 

Підсумуємо

HR повинен проводити більше часу у бізнес-процесах, щоб давати керівникам прості та ефективні інструменти, займатися стратегічним розвитком талантів всередині компанії, дбати про людей та їхній досвід з моменту, коли вони зацікавились пропозицією про роботу, протягом усього їхнього життєвого циклу в компанії й навіть далі.

Дуже влучно про це говорили на міжнародній конференції Unleash 2022 у Парижі, рекомендуємо почитати.
Залишити запит на демо

Posted in: